Per essere produttivi meglio i 100 metri della maratona
L’idea è apparentemente controintuitiva, ma in qualche modo affascinante: e se la chiave per aumentare la produttività non fosse fare di più, ma, al contrario, fare di meno? È questa la proposta/provocazione di Nick Wignall, uno psicologo clinico americano che ha lavorato molto su questi temi (nickwignall.com). Secondo Wignall, il modo migliore per essere più efficienti nel lavoro (e guadagnare tempo di qualità) consiste nell'individuazione e nell'eliminazione di tutte le abitudini che interferiscono negativamente con la concentrazione e il focus sugli obiettivi importanti. Si parte dalle cose più ovvie (ma che difficilmente riusciamo a fare), come spegnere completamente il cellulare per tutto il periodo di tempo in cui siamo impegnati a concludere il progetto a cui stiamo lavorando, ma la suggestione più intrigante è quella che Wignall definisce il “modello 100 metri”, contrapposto alla maratona.
Mai prendersi troppo tempo
Il modello lo conosciamo bene: abbiamo una deadline importante, un progetto che magari determinerà lo sviluppo della nostra carriera, e in automatico decidiamo di dedicargli una grande quantità di tempo con l’idea di migliorare così il risultato. Puntiamo la sveglia all’alba, annulliamo la palestra, spostiamo tutti gli appuntamenti per poter essere focalizzati al massimo sul nostro obiettivo. Risultato? Appena ci sediamo davanti al computer ci sentiamo sopraffatti dall’enormità del compito, abbiamo difficoltà a capire da dove cominciare e, in attesa di trovare il "bandolo della matassa", eseguiamo le tipiche attività del procrastinatore inconsapevole: apriamo le mail, rispondiamo a qualche messaggio, leggiamo i titoli dei quotidiani online, per poi ritornare al nostro compito meno motivati e focalizzati di prima. E spesso ci troviamo in prossimità della scadenza con la consapevolezza di aver fatto meno di quello che avremmo potuto.
Il vantaggio dello sprint
Il metodo suggerito da Wignall richiede senza dubbio un maggiore investimento in programmazione, ma sembra offrire molte contropartite positive. Secondo lo psicologo americano, il “trucco” è quello di suddividere il tempo che abbiamo a disposizione e assegnare a ogni unità di tempo un obiettivo preciso e limitato. Per esempio, se abbiamo considerato di investire 6 ore nel progetto, possiamo dividerle in tre blocchi e per ognuno di questi considerare 45 minuti di lavoro effettivo e 15 di pausa. Avendo programmato con attenzione, sapremo subito cosa fare nei 45 minuti “attivi”, in cui saremo focalizzati al massimo, e potremo utilizzare il quarto d’ora rimanente per una piccola distrazione o una gratificazione. Il procedere a sprint ha sicuramente il vantaggio di mostrare con più frequenza gli obiettivi raggiunti, innescando così un processo di gratificazione che migliora la motivazione. Inoltre è più flessibile: nel caso in cui ci si blocchi su una parte del progetto, lo si può velocemente accantonare e sostituire con un nuovo blocco di lavoro, evitando perdite di tempo. Certo, il “modello 100 metri” richiede una maggiore capacità di programmazione e di attenersi ai tempi fissati, e forse non è per tutti. Ma sicuramente provare e mettersi in gioco non costa nulla.